par / Ron Coleman
Nous vous proposons dans le présent numéro la première partie d’un article qui en compte deux sur les états financiers : ce qu’il faut en comprendre et comment les interpréter. La seconde partie paraîtra dans le numéro de l’hiver 2022 de TIAC Times.
Plus de 32 % des faillites d’entreprise sont liées à une mauvaise gestion des affaires financières de l’entreprise. Si l’on ne sait pas gérer ses chiffres, on ne peut pas gérer efficacement son entreprise.
La plupart des sociétés dressent des états financiers dans deux buts principaux : produire leurs déclarations d’impôt sur le revenu et satisfaire aux exigences de leurs institutions financières. Conformité oblige. Or, la raison qui, surtout, devrait vous motiver en dressant vos états financiers annuels, c’est de vous procurer de l’information de gestion. Mais, dans le fond, pourquoi ne pas combiner toutes ces exigences ? Pour ce faire, vous devez décider des éléments d’information clés. Vos rapports financiers mensuels seront alors beaucoup plus utiles.
Vos deux principaux documents financiers sont votre état des résultats (état des profits et des pertes) et votre bilan.
Il est essentiel de bien comprendre quoi inscrire et où l’inscrire. Toutes les écritures comptables sont en partie double. À chaque écriture au débit correspond une écriture au crédit. Il arrive souvent qu’on porte une même écriture dans l’état des résultats et dans le bilan.
On enregistre les revenus et les dépenses dans l’état des résultats. Celui-ci montre ce qui s’est passé durant une période donnée. Le bilan est un aperçu de la situation à une date précise. Lorsque vous vendez quelque chose à crédit, vous créditez les ventes (état des résultats) et débitez les comptes clients (bilan). Votre grand livre des ventes comprend vos ventes pour une période donnée, tandis que les comptes clients indiquent combien on vous doit à une date précise.
On comptabilise les acquisitions d’immobilisations dans le bilan. Pour régulariser l’amortissement, on débite la dotation aux amortissements (état des résultats) et l’on crédite l’amortissement cumulé (bilan). Ainsi, le bilan reflète la valeur comptable nette des actifs.
État des résultats (état des profits et des pertes)
C’est dans l’état des résultats qu’on inscrit toutes les activités — revenus et dépenses — relatives à la réalisation d’un profit. L’état des résultats comprend les ventes, les coûts de revient et les frais généraux ou indirects pour la période. On enregistre toutes les autres transactions dans le bilan.
Les dépenses sont divisées en catégories — les frais directs et les frais généraux.
Les frais directs comprennent tous les frais que vous encourrez pour exécuter un travail. En cas de doute, posez-vous la question suivante : « Ai-je tenu compte de ce coût dans mon estimation avant la majoration au titre des frais généraux et des profits ? » Dans l’affirmative, c’est un coût direct ; sinon, cela fait partie des frais généraux ou indirects. Il est essentiel de décomposer la masse salariale entre les coûts de main-d’œuvre pour les travaux exécutés et les coûts salariaux au titre des frais généraux. Incluez également les charges salariales indirectes connexes, tels que les avantages sociaux et les cotisations pour l’indemnisation des accidentés du travail.
Si vous ne ventilez pas ces coûts correctement, vous ne saurez pas quels profits vos travaux vous rapportent, quels sont vos frais généraux réels ou comment calculer votre seuil de rentabilité.
Bilan
Le bilan devrait être présenté de manière à fournir l’information sous son jour le plus favorable. Feriez-vous mieux de présenter les actifs sous la rubrique à court terme ou à long terme ? Et les passifs, à court terme ou à long terme ?
Les actifs à court terme sont ceux qui sont liquides ou censés le devenir dans un délai de douze mois.
Les immobilisations sont les biens, notamment les véhicules et l’équipement, que l’entreprise va utiliser de façon continue.
Les passifs à court terme sont le pendant des actifs à court terme ; ce sont des dettes qu’on s’attend à payer dans un délai de douze mois.
Les passifs à long terme sont le pendant des immobilisations ; on s’attend à ce qu’ils existent au-delà de douze mois.
Quand il s’agit de préparer vos états financiers de fin d’exercice, vous avez trois options. La plupart d’entre vous allez passer outre l’option 3 et choisir plutôt l’option 1 ou l’option 2.
1. Avis au lecteur
Dans ce cas, les comptables vérifient peu de vos transactions quand ce n’est pas du tout. Ils rassemblent vos chiffres, principalement à des fins fiscales, en fonction de l’information que vous fournissez. C’est votre option la moins coûteuse et beaucoup d’entrepreneurs la choisissent, à condition que leurs institutions financières et leurs sociétés de cautionnement le permettent. Des erreurs sont parfois repérées. Les fausses déclarations ou les fraudes ne seront certainement pas décelées. Vous n’avez qu’à lire la page Avis au lecteur de vos états financiers de fin d’exercice pour constater le peu de travail effectué. Cet avis et la lettre-contrat que vous signez vous indiquent à quel point les comptables se fient à l’information fournie par vous.
2. Rapport de mission d’examen
On choisit cette option lorsqu’on a besoin d’un rapport plus complet. Les comptables vérifient les soldes bancaires, d’autres comptes pertinents et certaines questions externes. Des notes détaillées sont préparées et jointes aux états financiers. Les fausses déclarations ou les fraudes peuvent être décelées, mais pas toujours.
3. Audit
On demande souvent aux grandes sociétés de fournir des états audités. Cette option est très coûteuse et devrait être écartée à moins d’être nécessaire.
Bien comprendre dans quel but vous préparez vos états financiers vous aidera à décider de quel niveau de services de comptabilité vous avez besoin. Les cabinets de comptables agréés ne sont pas tous pareils. Obtenez des références et ayez recours à un cabinet en qui vous avez confiance. Le rapport de mission d’examen coûte environ trois fois plus que l’avis au lecteur.
Conseils en matière fiscale
Vous pensez peut-être que des conseils d’ordre fiscal vous seront fournis dans le cadre de votre procédure comptable de fin d’exercice, mais ce n’est ordinairement pas le cas. Si vous voulez des conseils en matière de fiscalité, demandez-en.
Beaucoup de gens posent la question suivante : « Pourquoi n’ai-je pas d’argent alors que je sais que j’ai fait un profit ? » La réponse à cette question figurera dans la seconde partie du présent article.
Vous communiquez vos états financiers à l’Agence du revenu du Canada et à vos institutions financières, et peut-être aussi à des sociétés de cautionnement, à des compagnies d’assurance et à des fournisseurs, qui sont tous plutôt passés maîtres dans l’art de les analyser. Vos comptables externes feront rarement des observations sur l’information de gestion fournie dans vos états. Cependant, avec quelques modifications, vous pouvez rendre vos chiffres beaucoup plus attrayants pour ceux qui analysent vos états. Le fait de garder le contrôle sur vos chiffres vous permet de conserver le volant bien en mains. Vous ne pouvez tout de même pas conduire depuis l’arrière de l’autobus. ▪